Создание инструкций. Пишем полезные и понятные тексты

Чтобы быстро начать и подготовить основу для инструкции, воспользуйтесь простой формулой «Что–Зачем–Как» и ответьте на три вопроса:

1. Что я хочу рассказать? (Заголовок вашей инструкции)
2. Зачем это нужно читателю? (Цель инструкции)
3. Как это можно сделать? (Какие шаги нужно выполнить)

У вас появится эскиз инструкции, который можно дорабатывать и детализировать.

Определите, какая цель у вашей инструкции, кому она предназначена и чем будет полезна.

Представьте свою целевую аудиторию, тогда текст будет настроен именно на неё, информация будет полезной и понятной. 

Укажите цель в самой инструкции перед основным содержанием, это поможет установить правильную настройку читателя на работу с информацией.  В этом блоке инструкции  можно также указать связь с другими документами, если этого сложно добиться другими способами (классификация уровней, метки).

Это краткая запись содержания, своего рода скелет. План отображает порядок и последовательность изложения информации. Он состоит из предложений или ключевых слов, которые определяют основное содержание текста.

Существуют виды планов: вопросный, назывной, опорный, тезисный, цитатный. Для подготовки инструкции чаще всего используют назывной или тезисный план. 

План не содержится в инструкции, он помогает вам структурировать мысли в цельный и связный текст. 

(от лат. structura — строение, расположение, порядок) — это внутренняя организация текста, взаимосвязь его частей. Структура определяет логическое и хронологическое разделение, а также последовательность событий, идей или информации в тексте. Структура текста определяется его стилем и жанром. Так, у информационных статей, регламентов, политик, инструкций или постов в соцсетях будут разные структуры. 

Структура инструкции обычно состоит из четырёх частей: заголовок, общие положения/описание (сюда можно включить цель), основной текст (шаги или особенности использования) и приложения.

Правильная структура помогает достигнуть поставленной цели.  

Если вы готовите несколько типовых инструкций, разработайте шаблон.

Шаблоны обеспечивают чёткую структуру и логическую последовательность, что упрощает восприятие инструкций. Они также обеспечивают единый стиль и формат, делая инструкции более понятными. Использование шаблонов помогает соблюдать корпоративные стандарты документации. И, наконец, шаблоны ускоряют процесс создания инструкций, поскольку основная работа по структурированию и форматированию уже выполнена.

Не существует универсального шаблона для всех инструкций. В зависимости от уровня целевой аудитории, назначения, специфики задач, которые должна решать инструкция, и текущей ситуации, шаблоны могут отличаться. Так, например, инструкция для BIM-специалиста будет отличаться от инструкции, предназначенной для проектировщика. Это связано с тем, что BIM-специалист обладает знаниями, которые позволяют ему быстрее освоить информацию. Инструкция для проектировщика должна быть более подробной и разъяснительной, чтобы она была понятной для людей без специальной подготовки. Также инструкция по использованию BIM-инструмента будет отличаться от инструкции по BIM-требованиям к модели. В каждом случае необходима своя структура.

Пример шаблона

• Следуйте структуре.
• Сопровождайте текст графикой (схемы, иконки, иллюстрации), чтобы улучшить понимание. Визуализируйте данные или идеи, делая их более доступными и понятными. К тексту по работе с ПО добавляйте скриншоты. А к скриншотам, в свою очередь, — сопроводительный текст. Выделяйте на скриншотах кнопки и зоны, о которых идёт речь (любые элементы: стрелки, цветные рамки, выноски). Если вам нужно объяснить порядок действий, лучше использовать гифки или видео.  Это эффективный приём, когда описание алгоритма слишком громоздкое или сложное. 
• Предоставьте алгоритм (последовательность действий, которая ведет к желаемому результату). Вы можете дать алгоритм в начале текста, а затем подробно разъяснить каждый пункт. Или выделить ключевые слова в списке таким образом, чтобы алгоритм легко прочитывался.
• Не пропускайте шаги, которые кажутся простыми. Если читателю знаком этот шаг, то он пропустит его сам. В то же время не стоит описывать очевидные вещи. Чтобы не пропустить важное и не погрязнуть в излишней детализации, проверяйте текст на фокус-группе или, как минимум, просите вычитать кого-то из коллег.
• Излагайте мысли последовательно и точно. Ни в коем случае не допускайте ситуаций, когда описание можно не понять или понять двояко (помните о своей аудитории и уровне её подготовки).
• Избегайте описания ситуаций из личного опыта, так как это отвлекает внимание читателей и увеличивает время чтения.

• Используйте информационный стиль — полезный, простой, понятный. Формулируйте мысли коротко и просто (в предложении 8-10 слов). Фокус должен быть на решении задачи (проблемы) или действии пользователя.  
  
  

• Делайте опору на активный глагол. По возможности не используйте пассивный залог и отглагольные существительные.  

• Пишите и общайтесь гендерно-нейтрально.

• Всегда сохраняйте вежливый и нейтральный тон. В тексте может использоваться обращение к пользователю на «ты», но старайтесь всю коммуникацию делать обезличенной.

• Будьте осторожны с юмором: он не должен быть слишком ярким или задевать чьи-то чувства.

«Стандартной страницей» текста (формат А4) обычно считается 1800 печатных знаков с пробелами. Чтение такого объёма может занять 8-10 минут. Статистика также показывает, что человек способен воспринимать однообразную информацию не дольше 20 минут.

Если текст инструкции большого объёма, стоит оформить оглавление или разбить одну инструкцию на две. 

Чтобы создать новую страницу, выберите категорию, затем пространство и раздел. Так, создаваемая страница будет связана с выбранным разделом. 

Например:

• Дисциплина → Архитектурный BIM → Коммерция → Подразделы → Создать новую страницу
• Сервисы → Учебный центр BIM → Методика → Создать новую страницу

Нажмите значок «Создать» в правом верхнем углу.

Выберите свой шаблон или используйте пустую страницу.

Введите заголовок страницы. 

Не ставьте точку в конце залоговка, это не принято. В составном заголовке между смысловыми частями можно ставить знаки препинания. 

Используйте общепринятые термины и аббревиатуры. 

Структурируйте текст, придерживайтесь подхода «От общего к частному». Не дублируйте название предыдущего уровня, если логическая цепочка не обрывается.

Заголовки страниц должны быть уникальными. Это важно для поисковой системы.

В случае, если в разных подразделах у вас должны находится инструкции с одинаковыми названиями, то вы можете добавить к заголовку дополнительные слова или аббревиатуру.

Но желательно разместить это уточнение заголовка в конце, чтобы в начале находилось уникальное содержательное название. Соблюдение этого правила сделает работу с каталогом удобнее.

Основной текст выполняйте стилем «Абзац». Используйте преимущественно простые конструкции предложений.

Для деления текста используйте систему заголовков. 

Форматируйте тест при помощи встроенных инструментов.

При перечислениях используйте списки, вам доступны два вида.

Маркированный, когда позиции списков не имеют последовательности. При этом если у одной позиции есть преимущества (например, чаще используется), то такую позицию нужно поставить в начало.

• Пример
• Пример
• Пример

Нумерованный, когда позиции списка расположены в заданной последовательности.

1. Действие 
2. Действие
3. Действие

Разбивайте текст для улучшения его восприятия. Следуйте правилу: один абзац должен содержать 4-5 предложений. Или воспользуйтесь инструментом «Разметка страницы». 

  Используйте также разделительную линию, чтобы зонировать текст. 

Изучите макросы из основного списка и блока «Другие макросы». Это поможет вам автоматизировать задачи по организации контента. Вы сможете создавать структурированный и удобный для восприятия текст.

  Выделяйте текст. 

Чтобы выделить текст (особенно, если в текстовом блоке больше 3-4 слов), не рекомендуется использовать капслок, красный цвет и курсив: ЧТО БЫ НИ СЛУЧИЛОСЬ, НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ НЕ НАЖИМАЙ ЭТУ КЛАВИШУ! 

Обычно текст, оформленный подобным образом, читатели игнорируют или просматривают бегло. Текст, набранный основным шрифтом, прочтут с большей вероятностью. Для выделения блока лучше использовать эмодзи или символы: ☝ или специальные блоки. Можно также использовать слова: Внимание! Совет и др.

Введите систему маркировки для типовых элементов и на протяжении всего текста придерживайтесь правил этой маркировки. 

Например:

• полужирный шрифт — для описания названий элементов интерфейса и кнопок

• прописная буква и кавычки (ёлочки) — для описания команд, вводимых пользователем

• курсивный шрифт — для терминов или привлечения внимания к определенным словам (предложения, набранные курсовом плохо читаются)

• рамка — для оформления фрагментов кода

• маркеры и иконки — для типовых блоков: путь к файлу, порядок действий, важная информация
  
  

Чтобы выделить текст в виде блока, используйте макрос Info: 

Оформляйте содержательные ссылки на другие ресурсы

Указывайте под основным текстом (сноской) использование информации из [название источника], если заимствуете материал из других источников больше 20%

Сохраните статью после редактирования, для этого нажмите «Обновить». Если вы хотите, чтобы все, кто подписан на статью узнали об изменениях, установите флажок «Сообщить наблюдателям».

Добавляйте изображения к тексту. Для этого используйте наиболее удобный вам способ.

Перетащите объект в поле страницы в режиме редактирования. 

Воспользуйтесь инструментом меню «Вставить изображение». Этой функцией удобно пользоваться, если вы работаете с набором изображений.

Отроется окно с функций «Загрузить файлы».  После загрузки файлов, вы можете выбрать нужные для вставки. Нажмите кнопку «Вставить».

Используйте стандартные функции настройки изображения. Выберите то, что вам нужно: изменить размер, добавить границу, вставить ссылку, открыть окно свойств.

Окно «Свойства изображения» имеет два режима: эффекты и описание. 

В режиме «Описание» вы можете добавить подпись для изображения, которая будет появляться при наведении на него:

Задайте изображениям содержательные названия, тогда они будут попадать в выдачу по поиску.

Это поможет вам, если одно и то же изображение нужно разместить на разных страницах. Не придётся дублировать изображение несколько раз.

По умолчанию в каталоге сохраняется название изображения, включая формат и путь. Это можно увидеть в режиме редактирования при наведении на изображение:

При создании новых разделов и  страниц обязательно следует проставлять метки их принадлежности:

• к дисциплине (разделу проектирования): АР, КР, ЭОМ и т.д.
• к инструментам и ПО: Revit, Civil 3D, Family Manager, BIM Inspector, PIKTools и т.д. 
• к сервису: BIM-поддержка , BIM-координация, Фабрика семейств, Учебный центр. 

Раздел или страница не должны оставаться без меток.  Это важно для упорядочивания контента.  Метки помогают быстро находить близкий по содержанию контент, используя  фильтрацию поиска по метке. 

Добавить метку к тексту можно двумя способами.

Для созданной страницы используйте значок добавления метки, расположенный в правом нижнем углу.

В режиме редактирования используйте значок метки над заголовком страницы.

В диалоговом окне введите названия необходимых меток и нажмите кнопку «Добавить».  Если метка с таким именем уже существует, она появится в меню автоподстановки. Новое имя добавится в каталог.

Общие правила наименования:

• Давайте меткам понятные, содержательные имена. или общепринятые сокращения.  Допустимо использовать кириллицу и латиницу. 
• Не ориентируйтесь на различия по прописным и строчным буквам, замена на строчные  происходит автоматически. 
• По возможности ставьте слова в им. падеже и единственном числе. 
• Добавляйте нижнее подчёркивание или дефис в словосочетаниях, иначе отдельные слова добавятся в каталог как разные метки. 

 Изучите каталог меток, прежде чем создавать новую метку. Возможно, что-то похожее уже существует. 

Общие правила размещения меток:

Чтобы не придумывать новые правила, используйте уже разработанную систему

Правила Группы BIM-поддержки Метки инструкций

Если вы создаёте для своего раздела собственные правила, то следуйте рекомендациям: 

• Не создавайте множество меток, по которым можно найти только одну страницу.  Учитывайте все алгоритмы поиска: через наименование страницы происходит конкретизация поиска
  

• Добавляйте метки к странице по принципу «от общего к частному»

Вычитайте подготовленный текст. Каждую найденную сущность из списка ниже нужно ставить под сомнение. Если вы не сможете чётко ответить, почему она здесь — удаляйте или переделывайте: 

• Сложные конструкции — разбиваем на несколько предложений 
• Страдательный (пассивный) залог — меняем конструкции предложений
• Отглагольные существительные — меняем на глаголы 
• Канцеляризмы — удаляем
• Вводные слова — проверяем на уместность
• Риторические вопросы — проверяем на уместность
• «Воду» — отжимаем
• Сленг — удаляем (это правило для источника информации, который попадает в публичное пользование, можно оставлять только профессиональные термины)

• Главред — инструмент для автоматической проверки текста обеспечивает двойной контроль и подсвечивает проблемные зоны. Стремимся к оценке 9 на вкладке «Чистота» и «Читаемость»
• Яндекс.Степллер помогает находить и исправлять орфографические ошибки в русском, украинском или английском тексте. Языковые модели Спеллера включают сотни миллионов слов и словосочетаний 
• LanguageTool ищет грамматические, стилистические и пунктуационные ошибки 

Чтобы убедиться в качестве разработанной инструкций, проверьте её по критериям: 

1. Ясность: текст инструкции понятен и прост для восприятия
2. Краткость: в инструкции нет лишней информации, передана только суть
3. Последовательность: шаги логически выстроены
4. Детализация: каждый шаг описан достаточно подробно
5. Визуализация: текст сопровождается графикой, иллюстрациями и скриншотами
6. Надёжность: есть подтверждение, что инструкция работает, она протестирована
7. Эффективность: прочтение инструкции занимает не больше времени, чем это необходимо