Стратегическая сессия — это формат работы группы, в котором участники разрабатывают решения, имеющие стратегическое значение для компании. Стратсессии проводятся для решения системных и долгосрочных задач, влияющих на деятельность компании, а также для решения наиболее сложных проблемных вопросов.
За тем, чтобы сессия была целенаправленной, продуктивной и чтобы все участники имели возможность высказать свои идеи и точки зрения, следит фасилитатор. Роль фасилитатора стратегических сессий заключается в создании среды, способствующей сотрудничеству и конструктивному диалогу между участниками.
Чтобы достичь успешного результата, фасилитатору необходимо определить ключевые вопросы, изучить потенциальные решения и разработать эффективный план для достижения целей компании.
Для составления плана фасилитатору необходимо снять запрос заказчика на проведение сессии. За основу можно взять «Пять П процесса подготовки» (Five P's of Preparation). Этот инструмент описал Майкл Вилкинсон в книге «Секреты фасилитации: Smart-руководство по работе с группами».
Пять П — это пять блоков с вопросами, которые помогают фасилитатору прояснить у заказчика ожидания и собрать необходимую информацию для составления плана сессии.
- Поставленная цель
Она должна быть чётко сформулирована и ясна всем участникам встречи. Вопросы, которые помогут прояснить цель:
– Зачем нам нужна эта встреча? Зачем мы проводим эту встречу именно сейчас?
– Какие проблемы вы пытаетесь решить это встречей? Как проявляются эти проблемы?
– Почему вы решили, что встреча необходима? Можно ли решить проблему без встречи?
– Что произойдёт, если эта проблема не будет решена?
- Продукт
Это конкретный результат работы группы на встрече. Им могут быть артефакты (план действий, решения, отчёты), интеллектуальные результаты (глубина знаний, понимание продукта, набор гипотез) или отношения (улучшение коммуникации, рост доверия). Вопросы для прояснения:
– Что будет наилучшим результатом сессии?
– Какие артефакты/документы должны появиться после завершения встречи?
– Какие новые знания должны появиться у людей после завершения встречи?
– Какие новые убеждения должны появиться у людей после завершения встречи?
– Как можно будет убедиться в успешности встречи через три месяца после её завершения?
- Приглашённые участники
Обсудите с заказчиком необходимый состав участников. Используйте вопросы:
– На кого повлияют принятые на встрече решения?
– Каким должен быть уровень вовлечённости этих людей в процесс?
– Чья точка зрения, вовлечённость и согласие важны настолько, что эти люди должны присутствовать на обсуждении лично или направить на него своих представителей?
– Чьи знания, навыки и авторитет могут быть необходимы для достижения цели?
Дополнительные вопросы, которые помогут больше узнать про участников:
– Знакомы ли участники встречи, или потребуется представить их друг другу?
– Есть ли среди приглашённых противники проведения сессии или те, кто что-то потеряет, если она завершится успешно?
– Есть ли среди них люди, точку зрения которых вам следует знать или которые требуют особого подхода?
– Будут ли на встрече люди, находящиеся в идейной конфронтации или в плохих отношениях друг с другом?
Совет!
Совет! До начала фасилитации обсудите с участниками будущую встречу. Такой подход поможет выявить сомнения и скорректировать процесс, утвердить повестку и разделить ответственность с участниками за результаты, определить, какую информацию участникам следует подготовить до встречи.
- Проблемы
Общаясь с заказчиком и участниками, попробуйте заранее выявить возможные проблемы, которые способны повлиять на успех:
– Какие темы необходимо обсудить для того, чтобы провести встречу успешнее?
– Какие у участников могут быть вопросы и сомнения относительно цели или продуктов?
– С какими препятствиями или отвлекающими моментами мы можем столкнуться в процессе достижения цели и создания продуктов?
– Какие сложности могут возникнуть в ходе работы и как их не допустить?
– Существуют ли какие-то темы, которые, по мнению заказчика, лучше не затрагивать во время сессии?
– Что ещё вам следует знать для того, чтобы лучше разбираться в темах встречи и возможных проблемах?
- Процесс, или Фасилитационный план
Разобравшись с четырьмя П, вы можете составить фасилитационный план встречи. Полезно будет узнать:
– В каких фасилитационных сессиях эта группа участвовала в прошлом? Какими были результаты?
– Какие шаги по направлению к цели, позволяющие создать продукт, уже предприняты?
– Какие шаги, по мнению заказчика, стоит сделать во время сессии?