В ПИК инструкции используют для объяснения сотрудникам, что и в каком порядке надо делать для выполнения задачи (операции, процедуры). Инструкция отличается от других корпоративных документов своей конкретикой и ориентацией на действие. Она не содержит общих описаний, в отличие от политик и регламентов. Цель инструкции — предложить алгоритм действий и конкретные шаги, которые помогут достигнуть требуемого результата с минимальными затратами времени и ресурсов.
Качество инструкции обеспечивают простые принципы:
- Ясность: текст должен быть понятен и прост для восприятия
- Краткость: в инструкции нет лишней информации, передана только суть
- Последовательность: шаги логически выстроены
- Детализация: каждый шаг описан достаточно подробно
- Визуализация: текст сопровождается графикой, иллюстрациями и скриншотами
- Надёжность: есть подтверждение, что инструкция работает, она протестирована
- Эффективность: прочтение инструкции занимает не больше времени, чем это необходимо
Определите, какая цель у вашей инструкции, кому она предназначена и чем будет полезна. Хорошо представьте свою целевую аудиторию, тогда текст будет настроен именно на неё, информация будет полезной и понятной.
Укажите цель в инструкции перед основным содержанием, это поможет установить правильную настройку пользователя на работу с информацией.