Тайм-менеджмент (от англ. time management «управление временем») — ключевое понятие в любой системе личной эффективности и продуктивности. Это практика планирования и организации времени, чтобы улучшить продуктивность своей деятельности. Практика включает определение приоритетов, распределение времени между различными задачами, контроль над отвлекающими факторами, а также применение различных методов и инструментов для оптимизации времени.
Тайм-менеджмент включает в себя различные виды деятельности, в том числе:
- Постановку целей
- Управление временем
- Делегирование
- Управление ресурсами
- Анализ затрат
- Приоритизацию задач и др.
В этой статье мы рассмотрим техники, которые помогут тебе приоритизировать задачи и достигать лучших результатов.
Два списка
Этот метод рекомендовал один из крупнейших и наиболее известных в мире инвесторов Уоррен Баффет. Метод основывается на принципе Парето. Согласно этому принципу, тебе нужно сосредоточиться на 20% наиболее значимых задач, которые принесут 80% результата.
Алгоритм действий
- Создай список из 25 задач, которые ты планируешь выполнить.
- Из этого списка выбери пять наиболее приоритетных задач — это и будет твой второй список задач.
Сконцентрируйся на выполнении пяти задач из второго списка, а задачи из первого списка либо отложи, либо передай их выполнение другим. 20 задач из первого списка можно выполнить только в том случае, если у тебя останется время после выполнения пяти ключевых задач.
Матрица Эйзенхауэра
Популярная техника, которую использовал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал Стивен Кови, преподаватель и консультант по организационному управлению. Он описал метод в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Матрица Эйзенхауэра помогает определить, какая из задач является важной и срочной, какая несрочная или менее важная, а также минимизировать время, затрачиваемое на задачи, которые не приносят значительных результатов. По сути это четыре квадранта, основанных на осях важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали).
Тебе нужно распределить каждую из задач в соответствующий квадрат на основе своей оценки.
Значение:
- A — важные и срочные задачи — главные приоритеты, задачи, которые нужно сделать
- B — важные, но не срочные задачи — задачи имеют более низкие приоритеты, их нужно запланировать
- C — срочные, но не важные задачи — задачи нужно делегировать
- D — не срочные и не важные задачи — задачи не нужно делать, их можно удалить
Размещая каждую задачу в квадранте матрицы Эйзенхауэра, ты можешь определить, над чем следует работать сейчас, что можно отложить на потом, что нужно делегировать и что можно исключить из списка.
Иногда, задачи могут занимать время, но не приносить ощутимого результата. Поэтому важно определить, какие действия приносят реальную пользу и сосредоточиться на них.
Матрица Усилие-Влияние
В этой матрице ты оцениваешь задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:
Значение:
- Низкие усилия и высокое влияние — задачи, которые дают быстрые победы, нужно поставить в приоритет
- Большие усилия и высокое влияние — задачи, которые вырастают в большие проекты, можно запланировать
- Низкие усилия и низкое влияние — рутинные задачи, которые добавляют ценность, можно делегировать
- Большие усилия и низкое влияние — Задачи, которые влекут потерю времени и денег, нужно удалить
Матрица помогает держать фокус внимания на главных целях.
Метод GTD
GTD (от англ. Getting Things Done, что означает «доведение дел до завершения» или в литературном переводе «как привести дела в порядок») — это система организации и управления задачами, разработанная Дэвидом Алленом, экспертом по управлению временем и личной продуктивности.
Метод GTD позволяет освободить ум от постоянного стресса и напряжения, вызванного избытком информации и задач. Он создает систему, которая эффективно контролирует все аспекты жизни и помогает достигать поставленных целей.
Принципы GTD, без выполнения которых ничего не получится:
- Ничего не держать в голове
- Проще — значит лучше
- Думать о решении
- Одна задача в один момент времени
- Составить список действий
Множество методов описывают применение GTD. Для начала следует просто запомнить четыре последовательных шага:
- Сначала собери всю информацию по задачам в одном месте.
- Затем обработай эту информацию, разделив задачи и ответив на основные вопросы о каждой задаче.
- Далее, организуй результаты, распределив задачи по соответствующим блокам и определив, нужно ли их делегировать или отложить.
- Наконец, выбери действие для каждой задачи и выполни его.
Чтобы обработать информацию, используй диаграмму рабочего процесса. Этот инструмент помогает решать, что делать с задачами.
© Иллюстрация из статьи Википедии
Если ты избавился от всех ненужных задач, но по-прежнему не успеваешь выполнить всё вовремя, попробуй отказаться от многозадачности. Гораздо эффективнее сосредоточиться на одной цели, а не пытаться заниматься всем сразу. Разбей свою работу на короткие интервалы, между которыми можно делать небольшие паузы и менять вид деятельности. Именно так работает метод Pomodoro.
Pomodoro
Согласно легенде, итальянский студент Франческо Чирилло, разочарованный тем, как быстро утекает время, начал экспериментировать со своим учебным графиком. Используя кухонный таймер в форме помидора, он разработал основное правило: отвлекаться во время работы недопустимо, но короткие перерывы полезны.
Алгоритм действий
- Выбери одну конкретную цель для реализации, избегай длинных цепочек задач.
- Устрани раздражающие факторы для создания рабочей атмосферы.
- Запусти таймер на 25 минут.
- Сосредоточься на работе, минимизируя внимание к таймеру.
- По сигналу таймера сделай 5-минутный перерыв.
- Повтори пункты 4 и 5 ещё 3 раза, затем отдохни 30 минут.
© Иллюстрация из статьи блога «Нейросоветчик» в Дзене
Гибкий подход
- Метод можно адаптировать, меняя время работы и отдыха под свои потребности и вид деятельности.
- Если тебе нужно отвлечься от задачи, отметь важность, время и причину.
- Если задача выполнена раньше, оставшееся время можно использовать для планирования, анализа ошибок или выполнения дополнительных задач.
Если понравилась эта статья, поставь лайк. Так, мы выделяем полезную информацию и обмениваемся актуальными знаниями!
Что почитать:
- «Сам себе менеджер: Как сделать дела быстрее и лучше» Дмитрий Шевченко. Эта книга предлагает практические советы по управлению временем и приоритизации задач для достижения большей продуктивности в работе и жизни.
- «Тайм-менеджмент. Эффективное планирование времени» Брайан Трейси. В этой книге автор представляет методики и стратегии управления временем, включая приоритизацию задач, управление прерываниями и повышение производительности.
- «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови. Хотя книга не посвящена исключительно приоритизации задач, она предлагает ценные принципы личной эффективности, которые могут быть применены и в этой области.
- «Мастерство времени. Менеджмент века» Алан Лейкен. Эта книга поможет вам разобраться в том, как оптимизировать использование времени, управлять своими задачами и достигать больших результатов.
- «21 способ управления временем. Берите дела под контроль» Брайан Трейси. В этой книге автор предлагает 21 стратегию управления временем, включая методы приоритизации задач, планирования и управления прокрастинацией.
- «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвид Аллен. Эта книга является классикой в области тайм-менеджмента и представляет методику GTD (Getting Things Done), которая помогает людям эффективно организовывать свои задачи, освобождая ум от стресса и беспокойства.