Матрица Эйзенхауэра
Популярная техника, которую использовал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал Стивен Кови, преподаватель и консультант по организационному управлению. Он описал метод в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Матрица Эйзенхауэра помогает определить, какая из задач является важной и срочной, какая несрочная или менее важная, а также минимизировать время, затрачиваемое на задачи, которые не приносят значительных результатов. По сути это четыре квадранта, основанных на осях важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали).
Тебе нужно распределить каждую из задач в соответствующий квадрат на основе своей оценки.
Значение:
- A — важные и срочные задачи — главные приоритеты, задачи, которые нужно сделать
- B — важные, но не срочные задачи — задачи имеют более низкие приоритеты, их нужно запланировать
- C — срочные, но не важные задачи — задачи нужно делегировать
- D — не срочные и не важные задачи — задачи не нужно делать, их можно удалить
Размещая каждую задачу в квадранте матрицы Эйзенхауэра, ты можешь определить, над чем следует работать сейчас, что можно отложить на потом, что нужно делегировать и что можно исключить из списка.
Иногда, задачи могут занимать время, но не приносить ощутимого результата. Поэтому важно определить, какие действия приносят реальную пользу и сосредоточиться на них.
Матрица Усилие-Влияние
В этой матрице ты оцениваешь задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:
Значение:
- Низкие усилия и высокое влияние — задачи, которые дают быстрые победы, нужно поставить в приоритет
- Большие усилия и высокое влияние — задачи, которые вырастают в большие проекты, можно запланировать
- Низкие усилия и низкое влияние — рутинные задачи, которые добавляют ценность, можно делегировать
- Большие усилия и низкое влияние — Задачи, которые влекут потерю времени и денег, нужно удалить
Матрица помогает держать фокус внимания на главных целях.
Метод GTD
GTD (от англ. Getting Things Done, что означает «доведение дел до завершения» или в литературном переводе «как привести дела в порядок») — это система организации и управления задачами, разработанная Дэвидом Алленом, экспертом по управлению временем и личной продуктивности.
Метод GTD позволяет освободить ум от постоянного стресса и напряжения, вызванного избытком информации и задач. Он создает систему, которая эффективно контролирует все аспекты жизни и помогает достигать поставленных целей.
Принципы GTD, без выполнения которых ничего не получится:
- Ничего не держать в голове
- Проще — значит лучше
- Думать о решении
- Одна задача в один момент времени
- Составить список действий
Множество методов описывают применение GTD. Для начала следует просто запомнить четыре последовательных шага:
- Сначала собери всю информацию по задачам в одном месте.
- Затем обработай эту информацию, разделив задачи и ответив на основные вопросы о каждой задаче.
- Далее, организуй результаты, распределив задачи по соответствующим блокам и определив, нужно ли их делегировать или отложить.
- Наконец, выбери действие для каждой задачи и выполни его.
Чтобы обработать информацию, используй диаграмму рабочего процесса. Этот инструмент помогает решать, что делать с задачами.
© Иллюстрация из статьи Википедии
Если ты избавился от всех ненужных задач, но по-прежнему не успеваешь выполнить всё вовремя, попробуй отказаться от многозадачности. Гораздо эффективнее сосредоточиться на одной цели, а не пытаться заниматься всем сразу. Разбей свою работу на короткие интервалы, между которыми можно делать небольшие паузы и менять вид деятельности. Именно так работает метод Pomodoro.
Pomodoro
Согласно легенде, итальянский студент Франческо Чирилло, разочарованный тем, как быстро утекает время, начал экспериментировать со своим учебным графиком. Используя кухонный таймер в форме помидора, он разработал основное правило: отвлекаться во время работы недопустимо, но короткие перерывы полезны.
Алгоритм действий
- Выбери одну конкретную цель для реализации, избегай длинных цепочек задач.
- Устрани раздражающие факторы для создания рабочей атмосферы.
- Запусти таймер на 25 минут.
- Сосредоточься на работе, минимизируя внимание к таймеру.
- По сигналу таймера сделай 5-минутный перерыв.
- Повтори пункты 4 и 5 ещё 3 раза, затем отдохни 30 минут.
© Иллюстрация из статьи блога «Нейросоветчик» в Дзене
Гибкий подход
- Метод можно адаптировать, меняя время работы и отдыха под свои потребности и вид деятельности.
- Если тебе нужно отвлечься от задачи, отметь важность, время и причину.
- Если задача выполнена раньше, оставшееся время можно использовать для планирования, анализа ошибок или выполнения дополнительных задач.