Тайм-менеджмент: как расставить приоритеты

В этой статье мы рассмотрим эффективные техники управления временем, которые помогут тебе приоритизировать задачи и достигать лучших результатов.

Матрица Эйзенхауэра

Популярная техника, которую использовал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Матрица Эйзенхауэра помогает определить, какая из задач является важной и срочной, какая несрочная или менее важная, а также минимизировать время, затрачиваемое на задачи, которые не приносят значительных результатов. По сути это четыре квадранта, основанных на осях важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали).

Тебе нужно распределить каждую из задач в соответствующий квадрат на основе своей оценки.

Значение:

• A — важные и срочные задачи — главные приоритеты, задачи, которые нужно сделать
• B — важные, но не срочные задачи — задачи имеют более низкие приоритеты, их нужно запланировать
• C — срочные, но не важные задачи — задачи нужно делегировать
• D — не срочные и не важные задачи — задачи не нужно делать, их можно удалить

Размещая каждую задачу в квадранте матрицы Эйзенхауэра, ты можешь определить, над чем следует работать сейчас, что можно отложить на потом, что нужно делегировать и что можно исключить из списка.

Задачи упорядочены, однако их объем все ещё значительный и времени недостаточно. Попробуй их оптимизировать. Иногда, задачи могут занимать время, но не приносить ощутимого результата. Поэтому важно определить, какие действия приносят реальную пользу и сосредоточиться на них.

Матрица Усилие-Влияние

В этой матрице ты оцениваешь задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:

Значение:

• Низкие усилия и высокое влияние — задачи, которые дают быстрые победы, нужно поставить в приоритет
• Большие усилия и высокое влияние — задачи, которые вырастают в большие проекты, можно запланировать
• Низкие усилия и низкое влияние — рутинные задачи, которые добавляют ценность, можно делегировать
• Большие усилия и низкое влияние — Задачи, которые влекут потерю времени и денег, нужно удалить
  

Матрица помогает держать фокус внимания на главных целях.

Метод GTD

GTD (от англ. Getting Things Done, что означает «доведение дел до завершения» или в литературном переводе «как привести дела в порядок») — это система организации и управления задачами, разработанная Дэвидом Алленом, экспертом по управлению временем и личной продуктивности.

Метод GTD позволяет освободить ум от постоянного стресса и напряжения, вызванного избытком информации и задач. Он создает систему, которая эффективно контролирует все аспекты жизни и помогает достигать поставленных целей.

Принципы GTD, без выполнения которых ничего не получится

• Ничего не держать в голове
• Проще — значит лучше
• Думать о решении
• Одна задача в один момент времени
• Составить список действий

Множество методов описывают применение GTD. Для начала следует просто запомнить четыре последовательных шага:

1. Сначала собери всю информацию по задачам в одном месте.
2. Затем обработай эту информацию, разделив задачи и ответив на основные вопросы о каждой задаче.
3. Далее, организуй результаты, распределив задачи по соответствующим блокам и определив, нужно ли их делегировать или отложить.
4. Наконец, выбери действие для каждой задачи и выполни его. 

Чтобы обработать информацию, используй диаграмму рабочего процесса. Этот инструмент помогает решать, что делать с задачами.

© Иллюстрация с Википедии

Теперь удалось избавиться от всех ненужных задач, но по-прежнему не успеваешь выполнить всё вовремя? Попробуй отказаться от многозадачности. Гораздо эффективнее сосредоточиться на одной вещи, а не пытаться заниматься всем сразу. Разбей свою работу на короткие интервалы, между которыми можно делать небольшие паузы и менять вид деятельности. Именно так работает метод Pomodoro.

Pomodoro

Согласно легенде, итальянский студент Франческо Чирилло, разочарованный тем, как быстро утекает время, начал экспериментировать со своим учебным графиком. Используя кухонный таймер в форме помидора, он разработал основное правило: отвлекаться во время работы недопустимо, но короткие перерывы полезны.

Алгоритм действий

1. Выбери одну конкретную цель для реализации, избегай длинных цепочек задач.
2. Устрани раздражающие факторы для создания рабочей атмосферы.
3. Запусти таймер на 25 минут.
4. Сосредоточься на работе, минимизируя внимание к таймеру.
5. По сигналу таймера сделай 5-минутный перерыв.
6. Повтори последние 2 шага еще 3 раза, затем отдохни 15 минут.

© Иллюстрация из статьи блога «Нейросоветчик» в Дзене

Что почитать:

Стивен Кови «Семь навыков высокоэффективных людей»

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»